Wyciek poufnych danych może wpłynąć niekorzystnie na wizerunek przedsiębiorstwa, z tego względu skuteczna utylizacja dokumentów powinna być starannie zaplanowana. Zgodnie z rozporządzeniem RODO niszczenie dokumentów powinno być pełne, to znaczy, że nie powinno być możliwości ich odtworzenia. Warto wiedzieć, jak powinien wyglądać taki proces i o czym powinien pamiętać przedsiębiorca.
Utylizacja dokumentów – kiedy powinna być przeprowadzana?
Utylizacja dokumentów powinna odbywać się według ściśle określonych ram, jakie narzuca prawo. Trzeba pamiętać, że utylizacja dokumentów firmowych powinna być przeprowadzana w różnych terminach, zupełnie inny czas ważności dotyczy:
- dokumentów księgowych,
- danych o pracownikach,
- dokumentów płacowych,
- faktur.
Rozporządzenie RODO definiuje utylizację dokumentów jako pełną, jeśli ktoś będzie w stanie odtworzyć takie dane, przedsiębiorca jest wówczas narażony na pokrycie ogromnych odszkodowań od osób pokrzywdzonych oraz wysokie koszty mandatu.
Utylizacja dokumentów w sposób profesjonalny
Utylizacja dokumentów firmowych zazwyczaj odbywa się z wykorzystaniem firm, takich jak www.destroy.pl, które specjalizują się w bezpiecznym niszczeniu akt. Utylizacja dokumentów przeprowadzana w taki sposób ma wiele zalet:
- zmniejsza ryzyko kradzieży poufnych danych,
- zwiększa ochronę prywatności,
- jest bezpiecznym rozwiązaniem sprzyjającym ochronie środowiska naturalnego,
- utylizacja akt odbywa się zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych,
- firma zlecająca usługę nie ponosi dodatkowych kosztów związanych z zakupem serwisowanych niszczarek i wywozem odpadów.
Utylizacja dokumentów – jak przebiega proces?
Utylizacja akt firmowych przez firmę specjalizująca się w takich działaniach odbywa się według ściśle określonego planu. Po zleceniu usługi firmie specjalizującej się w niszczeniu danych poufnych ustalany jest termin odbioru dokumentów. Muszą być one odpowiednio zabezpieczone i umieszczone na palecie, w specjalnym pudełku albo worku, zazwyczaj stosowana jest plomba numeryczna. Utylizacja dokumentów odbywa się w ciągu czterdziestu ośmiu godzin od momentu ich odbioru.
Klient może mieć dostęp do przebiegu takiego procesu, może być również wydany nośnik, na którym jest nagrany przebieg całego procesu utylizacji dokumentów. Wydawany jest również specjalny certyfikat potwierdzający utylizację dokumentów firmowych z zastosowaniem do przepisów prawnych.
Warto skorzystać z usług profesjonalnej firmy zajmującej się utylizacją akt, można wówczas mieć pewność, że dane osobowe nie zostaną wykorzystane przez nieodpowiednie osoby.
