W ramach ochrony między innymi danych osobowych dokumenty, które nie są już potrzebne w firmie, należy niszczyć. Nie można ich jednak po prostu pociąć nożyczkami i wyrzucić do kosza. Wszystko musi odbywać się bowiem w zgodzie z prawem. Jak prawidłowo niszczyć dokumentację i jakie są konsekwencje popełnienia błędu w tym procesie?
Co reguluje sposób niszczenia dokumentacji?
Niszczenie dokumentów jest regulowane między innymi przez RODO, czyli rozporządzenie o ochronie danych osobowych. W ramach RODO znajdziemy też regulamin niszczenia dokumentów, który mówi o tym, w jaki sposób powinna być niszczona dokumentacja przez wszystkie firmy.
Jak należy niszczyć dokumenty?
To, jak będzie wyglądać niszczenie dokumentów, zależy między innymi od sposobu ich przechowywania, a także wielkości firmy. Niewielkie przedsiębiorstwa często decydują się na samodzielne niszczenie dokumentów z pomocą zwyczajnych niszczarek. Jest to bardzo dobry sposób, gdyż dzięki niemu niemożliwe jest odczytanie treści dokumentów. Większe przedsiębiorstwa współpracują z kolei z firmami, które oferują niszczenie akt. Wynika to oczywiście z tego, iż potrafią one potrzebować zniszczenia nawet tysięcy dokumentów miesięcznie.
Zasady dotyczące niszczenia dokumentów mówią przede wszystkim, że proces ten musi się odbyć z zachowaniem wszelkich środków ostrożności i tak, by nie istniała możliwość odczytu danych przez kogokolwiek. Nieco bardziej problematyczne jest mobilne niszczenie dokumentów, gdy te są w obiegu elektronicznym.
Mobilne niszczenie dokumentów najprostsze jest, gdy po prostu zdecydujemy się na mechaniczne zniszczenie nośników danych. W takim procesie dyski HDD lub SSD, karty pamięci i wszystkie inne nośniki danych są po prostu niszczone w sposób uniemożliwiający ich odczytanie.
Jakie kary grożą za nieprawidłowe niszczenie dokumentacji?
Określone w RODO kary finansowe za nieprawidłowe niszczenie dokumentacji są naprawdę surowe i mogą mieć ogromny wpływ na dalsze działanie przedsiębiorstwa. Rozporządzenie o ochronie danych osobowych określa bowiem, że za nieprawidłowe zniszczenie dokumentów kara może wynosić nawet 20 milionów euro lub 4% całkowitego rocznego obrotu światowego przedsiębiorstwa.
Kary te mogą być jeszcze wyższe, gdyż nieprawidłowe zniszczenie dokumentów i tym samym sprawienie, że zobaczyć je mogą osoby trzecie stanowi bardzo poważne naruszenie zasad. Wedle Rodzimej Ustawy o Ochronie Danych Osobowych takie postępowanie może być karane nawet ograniczeniem lub pozbawieniem wolności do dwóch lat. Warto więc zainwestować w dobre niszczenie dokumentacji.
