Skuteczne zarządzanie dokumentami jest istotne w kontekście sprawnej pracy, utrzymania zadowolenia klientów i uniknięcia problemów na tle prawnym. Archiwizowanie dokumentów jest kluczowym procesem w tym zakresie. Czym cechuje się prawidłowo przeprowadzona archiwizacja dokumentacji?
Na czym polega archiwizowanie dokumentów?
Archiwizowanie akt pozwala na ich trwałe i wieloletnie przechowywanie. Odgrywa ważną rolę w miejscach pracy i gospodarstwach domowych. Archiwizacja dokumentów jest istotna z prawnego punktu widzenia, ponieważ przechowywanie wielu z nich jest wymagane ze względu na obowiązujące przepisy. Warto wziąć pod uwagę też aspekt bezpieczeństwa – niektórych dokumentów po prostu nie można zgubić z powodu występujących w nich tajnych i poufnych informacji.
Archiwizowanie dokumentów krok po kroku
Firmy oferujące usługi archiwizacyjne zajmują się dokumentami w profesjonalny sposób. Do etapów archiwizacji należą:
- kwalifikacja akt – są one przydzielane do kategorii A lub B,
opracowanie dokumentacji i przyporządkowanie do określonej grupy rzeczowej, - porządkowanie – jednostki takie jak segregatory, pudła i teczki są układane chronologicznie i tematycznie,
- oznaczenie akt – na wierzchniej stronie umieszczana jest nazwa instytucji, komórka, znak i tytuł akt lub odtwarzany jest tytuł teczek zgodnie z zawartością aktową,
- archiwizacja – dokumenty kategorii B zyskują termin przechowywania, akta pakowane są do pudeł archiwizacyjnych,
- brakowanie akt kategorii B, których okres przechowywania minął,
- niszczenie dokumentów wybrakowanych w zgodzie z normą DIN 66399,
- nadanie topografii dokumentacji w archiwum klienta i poinformowanie o sposobie korzystania z uporządkowanych akt.
Archiwizowanie dokumentów księgowych i kadrowych
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów są istotne m.in. w kontekście danych księgowych i kadrowych. Dowody księgowe muszą być przechowywane tak, by organy kontrolujące miały do nich łatwy dostęp. Archiwizowane dokumenty powinny znajdować się w pomieszczeniu zabezpieczonym przed osobami nieuprawnionymi. O każdej zmianie miejsca przechowywania akt trzeba powiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego przed upływem 7 dni od zmiany. Archiwizowanie dokumentów kadrowych dotyczy m.in. kart ewidencji czasu pracy, kart wynagrodzeń i list płac.
Źródło: https://www.ekoakta.pl/